良好的时间管理能够帮助你高效完成工作,而不至于感到匆忙或压力。它的核心在于规划你的一天,以便你可以兼顾工作、娱乐和休息,不错过生活中的任何乐趣。

那么,为什么时间管理对管理者至关重要呢?

管理者担负着一项特殊的责任。他们需要确保团队愉快、工作顺利进行,并且一切都按时完成。

这就好比成为一支运动队的教练。教练必须确保每个队员都明白自己的任务,并确保球队赢得比赛。

如果教练善于管理球队的时间,他们就能够让队员们充分练习、比赛,并有足够的休息时间,而不至于过度劳累。

接下来,让我们探讨管理者时间管理的七大技巧:

  1. 明确任务

就像在去商店之前列一张购物清单一样,第一步就是要清楚自己需要做什么。只有明确了需要完成的任务,你才不会漏掉任何重要的事情。

我们常常以为自己的待办事项列表已经很高效了,但最终,我们还是会觉得效率低下。帕累托法则,又称为80/20法则,指出“20%的活动占80%的结果”。换句话说,如果你有一个包含10项任务的待办事项清单,其中有2项将比其他8项更加重要。

因此,要更加注重那些最重要的事情。你的待办事项列表应当反映出你的优先级,并且考虑到完成每项任务所需的努力。

以下是如何使用80/20法则来调整待办事项列表的方法:

  • 为每项任务分配一个努力值。选择一项任务并考虑完成它所需的工作量,给它打一个1到10的分数,其中1表示需要的努力最小。对所有任务都重复这个操作。
  • 为每项任务分配一个影响值。现在,考虑每项任务的潜在积极影响,同样给它们打分,10表示影响最大。
  • 对任务进行排名。将每项任务所需的努力除以它的潜在影响。这将成为你的新的优先级排名,有助于更有效地管理时间并获得更好的成果。

首先完成那些付出最少努力但收效最大的项目。其他需要付出更多努力但回报较小的事情可以推迟或从待办事项列表中删除。

  1. 制定当天计划

规划你的一天就像制定一张藏宝图一样。你决定先去哪里,下一步做什么,以及如何到达目的地,以完成你的工作。

每天早上,管理者应该为当天的工作制定计划。使用一种称为“时间阻塞”的技术。

你听说过埃隆·马斯克、比尔·盖茨或卡尔·纽波特吗?没错,他们都采用时间阻塞。他们这样做并不是因为他们喜欢在子弹日记中涂鸦,而是他们想要充分利用每一天的生产力。

简单地列出要做的事情并且拼命去完成是不够的。这种方法不会给你的日程安排带来结构或者规律性。待办事项列表不能帮助你集中注意力。

你需要加入一个重要的元素:时间。

任务需要与时间相关联。你必须弄清楚任务何时完成以及需要多长时间。

时间限制是一种将任务管理和日程安排相结合的方法。你可以在一天中创建“时间块”,并为每个时间块分配任务,以保持专注。每个任务都应该安排在适当的时间块中,不会干扰其他任务的进行。

以下是锁定时间块的方法:

  • 使你的时间块醒目。使用鲜艳的颜色或标题。当你查看日程安排时,你的时间块应该在其中显眼,这样你就不会错过它们。
  • 与你的团队分享这些时间块。让你周围的人了解你的时间安排,这样他们就不会在这些时间打扰你。这有助于你专注于任务,而不会受到额外的干扰。
  • 坚持下去。使它成为一种习惯。要做到这一点,至少坚持这种时间阻塞30次,它将成为你每周的固定流程。
  1. 将大任务分解为小任务

大任务可能会让人望而生畏,就像一座巨大的宝山一样。将它们分解成小块会更容易处理,就像将宝藏分成易于管理的箱子一样。

尽可能地将任务分解成小块。我更喜欢那些可以在90分钟内完成的任务。

使用番茄工作法来处理任务。还记得我对90分钟内任务的偏好吗?没错,这就是3个番茄周期。

将大任务分解成小任务可以帮助你保持正轨,并在完成每个阶段时带来一种成就感。这也能更轻松地保持专注,稳步朝着目标前进。

设定电子邮件和会议的时间

电子邮件和会议宛如路上的交通标志,它们引导你暂停前行。对于管理者而言,决定何时查看电子邮件和召开会议至关重要,这样才不至于过度中断工作流程。或许他们可以在早晨处理电子邮件,中午召开会议,然后在下午专心工作。

举个例子:

处理电子邮件只是另一项任务(一种重复性工作)。将时间划分为电子邮件“窗口”是批量处理电子邮件的关键。我设置了三个电子邮件“窗口”来高效处理邮件:

  • 当我完成当天最重要的任务后,通常是在上午11点左右。
  • 午餐后,因为我的精力水平略微下降,所以这段时间是处理浅层工作的黄金时段。
  • 工作日结束前。这可以确保在结束工作之前不会有任何遗漏。

在这些时间段内,我专注于对每封邮件采取以下六种可能的行动之一:

  1. 回复。如果邮件需要立即行动,而且我能够快速回复,我会立即处理。
  2. 存档。如果邮件无需进一步处理。
  3. 将其添加到我的日历中。适用于会议和其他需要安排特定时间的活动。
  4. 将其添加到我的任务管理器中。当邮件包含任务时,我会将其添加为待办事项。
  5. 将其发送到我的笔记应用程序。对于我想保存以备将来参考的信息。
  6. 将其发送到我的“稍后阅读”应用程序。对于我想稍后处理的信息。

我每天的收件箱都会保持零邮件。如果邮件中包含任务,我会将其添加到待办事项列表中。如果有重要的事情,我会直接将其添加到我的日历中,并附上邮件的链接。

学会说不

学会拒绝是一种技能。虽然我们起初可能经验不足,但随着时间的推移,我们会变得越来越擅长。在《本质主义:有纪律地追求更少》一书中,格雷格·麦基翁提供了七种有效的拒绝方法:

  1. 尴尬的停顿。当有人亲自向您提出请求时,请停顿一下,数到三,然后再做出决定。或者只是等待另一个人来填补这个空白。
  2. 温和的“不”(或“不但是”)。说明你现在正专注于其他事情,但在完成后很愿意与对方交流。
  3. “让我查一下我的日历,然后给你回复。”这样做可以给你时间来评估你的优先事项。这样你就能够掌控自己的决定,而不是仓促地答应。
  4. 使用电子邮件退回。为什么限制自动回复仅限于节假日呢?通过使用自动回复来培养他人尊重你的工作、生产力和时间。
  5. 说:“是的。但我应该优先考虑什么?”提醒你的上级,如果你答应了,你会牺牲什么,并迫使他们做出权衡。
  6. 说明你愿意做的事情:例如:“欢迎借我的车。我可以确保钥匙在这里给你。”通过这样做,你也表明你无法为他们提供驾驶服务,但可以在你愿意做的事情范围内帮助他们。
  7. “我做不到,但 X 可能会感兴趣。”人们往往会认为我们的帮助是无可替代的珍宝,但请求帮助的人通常并不在意是否是我们来帮助他们,只要能得到帮助就行。

休息一下

休息就像暂停电影观影去吃爆米花一样。它让你得以稍作休息,更好地享受电影。

管理者应该在一天中定期休息,让大脑有机会放松。这有助于他们在重新投入工作时更清晰地思考,更高效地工作。

我们将休息时间与工作时间联系起来。这是毫无争议的事实。

你的大脑只能在有限的时间内以最佳状态工作。

当你的大脑高频活动超过90分钟后,你就需要休息。否则,你就是在逼迫自己超负荷工作。

换句话说:

你的大脑需要在专注工作之间得到休息。

我有两种休息方式:

  • 10-15分钟的短暂休息,可以走动、喝杯咖啡等。
  • 更长的20-30分钟休息,完全放下工作。

如果我感到疲倦或精力不济,我会在午餐后小憩一会儿。30分钟的小睡可以带来奇迹。

回顾你的一天

在一天结束时,思考一下你看比赛重播时做了什么。所有事情是否按计划进行?明天有哪些地方可以改进?

管理者应该问自己这些问题,以提升他们的时间管理技能。

在每日回顾中,我会写下当天的2-3个成功之处。这可能包括:

  • 完成一个重要任务
  • 锻炼时感觉强壮
  • 获得新客户或参加一次出色的会议

然后,我会检查第二天的日历,并在必要时进行调整。整个过程不会超过5到10分钟。

对于管理者来说,时间管理就是成为一天中的好舵手。它可以帮助您完成工作、引领您的团队,并且仍然有时间享受乐趣。

通过遵循这些技巧,管理者可以过上更加顺畅的每一天,确保他们的团队快乐并取得成功。

 

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