时间跟踪,这一行为犹如一面镜子,映照出我们当下如何分配时间,以及与我们理想中的时间分配存在何种差异。每当与新客户携手合作时,我总会抛出两个看似简单却又发人深省的问题:

  • 你憧憬中的时间分配是怎样的?
    • 在现实中,你又是如何度过这些时间的?

令人惊讶的是,几乎每位客户都满怀信心地认为他们的时间分配无懈可击,因此这两个问题的答案往往如出一辙。然而,短短两周后,现实的残酷便无情地揭露了他们理想与现实之间的鸿沟。他们可以清晰地看到,自己期望的时间分配与实际度过的时间之间存在着不容忽视的差异。

于是,我们携手深入剖析这些数据,探寻优化时间分配的秘诀。例如,我们会共同寻找那些消耗大量时间却回报甚微的活动,并探讨如何进行调整。正如运动员通过跟踪饮食、锻炼和睡眠来最大限度地保持健康并提升竞争力一样,知识工作者也可以通过跟踪时间、注意力和焦点来最大限度地提高工作的数量和质量,同时减轻压力。时间跟踪不仅是一种自我了解的工具,更是一种自我提升的途径。

那么,如何开始这一旅程呢?以下是一些建议:

想要开始记录你的时间,并不需要复杂的工具。我个人倾向于使用简单的电子表格(可以在下方获取)。当然,如果你愿意,也可以选择使用专门的应用程序来自动化这一过程(稍后会详细介绍)。重要的是,无论选择何种工具,关键在于你要真正行动起来。毕竟,知易行难。

要开始跟踪你的时间,可以按照以下步骤进行:

  1. 在每个小时结束时,在电子表格中记录下你所从事的工作。
  2. 如果需要的话,可以添加一些详细信息,比如项目名称、相关人员以及工作类型。同时,你可以思考一些“标签”来描述你的工作,比如深度工作、管理任务、个人事务、社交活动以及大项目等。
  3. 你还可以为不同类型的工作添加颜色以示区分。例如,我用橙色来表示辅导通话的时间。

到了周末,不妨花些时间回顾一下你的时间记录,并总结一下你是如何度过这一周的:

  • 你在重要工作上投入了多少时间?
    • 你又在不那么重要的任务或活动上浪费了多少时间?

如果你更倾向于使用软件来跟踪时间,我推荐你尝试Rescue Time或Toggl。RescueTime会自动记录你使用的每个程序以及访问的网站,并在后台默默运行。一天结束时,你可以清晰地看到你花在高效工作上的时间以及浪费的时间。而Toggl的功能也与之类似,并能以一个干净、易用的界面来展示这些数据。

时间跟踪的好处远不止于此。众所周知,我们在预测完成任务所需时间方面往往表现得并不出色,这被称为计划谬误。而时间跟踪则可以帮助我们校准对任务实际所需时间的预期。以我自己为例,作为一个乐观主义者,我总是倾向于低估任务所需的时间。然而,通过跟踪我的时间,我能够更准确地把握任务的实际情况。这使得我在未来安排时间时能够更加精准,并避免了“我可以做一切”的盲目冲动。因为我知道我的任务将需要更长的时间来完成,所以我可以更好地确定任务的优先级,并只安排那些真正重要的任务。

我的客户是如何精进他们的时间管理的

以下是我帮助三位客户通过时间跟踪数据实现改变与优化的故事:

一位身兼首席财务官和首席运营官的客户,原本坚信自己在这两个职位上的时间分配是均等的。然而,经过两周的跟踪,我们发现她实际上将90%的时间用于财务工作,而仅有10%投入运营。为此,我们共同调整了她的日程,最终实现了她所期望的60/40的时间分配比例。

另一位管理着20余人团队的大公司经理,曾向我坦言他白天并不常受干扰。但数据显示,他每天因各种琐事分心的时间竟高达3小时。针对这一问题,我们共同制定了一套方案,以应对这些干扰并助他重回高效的工作轨道。

还有一位经营着3家公司的企业家,她曾因繁重的工作和堆积如山的电子邮件而倍感压力。她以为自己每周工作超过80小时,但数据显示她实际的工作时间为65小时,其中大部分时间都被电子邮件所占据。为此,我们实施了一套系统来减轻她的电子邮件负担,并确保她每天都能清空收件箱。

现在,轮到你来反思和优化自己的时间管理了。在进行GTD每周回顾或制定每周计划时,不妨问自己以下几个问题:

  • 在时间的利用上,我最满意的是哪些部分?
    • 有哪些事情是我希望投入更多时间的?
    • 又有哪些任务或活动是我希望停止或摆脱的?

通过这些问题,你将能更清晰地了解自己的时间去向及感受,并据此做出更明智的选择,让生活更贴近你的理想状态。

此外,我还想介绍一种高级的时间跟踪方法——间隙日记。这是一种结合了笔记、待办事项和时间跟踪的高效工具。你只需在休息或完成任务时简单记录一些更新,并注明时间,就能轻松跟踪自己的时间使用情况。间隙日记不仅能让你感觉一切尽在掌控之中,还能随时检查进度,使每周回顾变得轻而易举。

最后,我想鼓励你进行一次时间追踪实验。我们都知道,时间浪费是普遍存在的现象,但时间跟踪的目的并不是要揭露你浪费了多少时间,而是帮助你发现关于时间利用的错误假设。因此,不妨将时间跟踪视为一项生产力实验,通过收集数据来验证或推翻你的假设,并据此分析数据、得出结论。相信我,即使只是短短的两周实验,结果也可能会让你大吃一惊,并为你带来宝贵的洞见和更高的效率。

 

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